Rechnungen online erstellen – Tools für Freelancer

Achtung: Ich habe mittlerweile einen neuen, wesentlich größeren Vergleich von Online Tools, mit denen man Rechnungen erstellen kann, veröffentlicht.

Durch diverse Arbeiten an verschiedenen Projekten muss ich immer wieder Rechnungen erstellen. Dies ist ohne das richtige Werkzeug recht mühsam – vor allem, wenn man wiederkehrende Rechnungen für Hosting- oder Domain-Pakete erstellen muss. Also habe ich mich auf die Suche nach einer Web-Applikation gemacht, mit der man komfortabel Rechnungen online erstellen und verwalten kann. Es bietet sich äußerst an, dass der Dienst auch eine Projektverwaltung mit sich bringt. Dann kann man an einer zentralen Stelle direkt seine Projekte verwalten, dafür Zeiten erfassen und diese direkt abrechnen – einfacher geht es kaum. Also habe ich vorab folgende Anforderungen für die Applikation definiert:

• deutscher Anbieter, damit man „vor Ort“ einen Ansprechpartner hat, der sich mit den nationalen Begebenheiten auskennt
• Möglichkeit, eigenes Briefpapier zu verwenden und die Rechnung anzupassen
• komfortables Verwalten wiederkehrender Rechnungen (monatlich / jährlich)
• SSL Verschlüsselung
• Möglichkeit einer digitalen Signatur (siehe Update weiter unten)
• Projektverwaltung mit der man auch direkt Zeiten erfassen und abrechnen kann

Nach längerer Recherche kamen nur drei von insgesamt elf Anbietern in die engere Auswahl. Das waren dann auch gleichzeitig die Platzhirsche auf dem Markt: FastBill, easybill und Billomat. Die drei Anbieter bieten eigentlich alles, was ich mir gewünscht habe. Allerdings wird bei Billomat die Projektverwaltung leider nur über einen zusätzlichen Dienst, mite realisiert. Eigentlich wollte ich alles an einer zentralen Stelle verwalten. Außerdem ist das Einstiegspaket für 4 Euro im Monat und 5 Dokumenten / 25 Kunden doch recht knapp bemessen. Hier wäre ich wohl auf das mittlere Paket für 9 Euro im Monat angewiesen. Aus den beiden Gründen habe ich mich dann gegen Billomat entschieden.
easybill sieht zwar auch ganz nett aus, die Zeiterfassung ist aber auch erst beim 19-Euro-Paket dabei, was ich etwas zu teuer finde – K.O.-Argument.
Bei fastbill reicht mir das Paket für 5 Euro vollkommen aus. Dafür kriege ich dann aber auch alles, was ich wollte. Erste Tests lassen kaum Wünsche offen – ein tolles Tool für alle Freelancer, wie ich finde. Auch wenn sich das Tool natürlich erst im Alltagstest beweisen muss, ist das jetzt schon einmal meine Empfehlung 🙂

Die folgenden Anbieter hatte ich mir auch angeschaut. Die haben aber entweder nicht meinen Anforderungen entsprochen oder wirkten einfach etwas dubios…

• smallinvoice (keine Signatur; Projektverwaltung/Zeiterfassung erst in der Beta-Phase; dennoch äußerst interessant, da die Basisfunktionen kostenlos zur Verfügung stehen!)
• SeaSoo (wirkt irgendwie nicht so richtig professionell)
• Scopevisio (ist glaube ich keine Web-Applikation und ich verstehe die Pakete immer noch nicht ganz)
• SalesKing (keine Projektverwaltung/Zeiterfassung)
• online-rechnungen.de (wirkt nicht wirklich seriös)
• Reviso (keine Projektverwaltung/Zeiterfassung)
• filescope (hat mich etwas erschlagen, ist für den normalen Freelancer glaube ich etwas zu viel des Guten – wird auch als „Agentur-Software“ beworben)
• Collmexx (sieht mehr als merkwürdig aus)

Ich hoffe, ich konnte dem ein oder anderen mit dieser kleinen Übersicht helfen. Welche Anbieter nutzt ihr denn – wie sind eure Erfahrungen?

Update 25.04.2012:
Die Signaturpflicht für elektronisch verschickte Rechnungen wurde in Artikel 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 abgeschafft, sodass ich die Möglichkeit einer digitalen Signatur nicht mehr als Anforderung sehen würde. Somit wird smallinvoice auch wieder wesentlich interessanter – vor allem, weil dort die Projektverwaltung/Zeiterfassung aus der Beta Phase raus ist. Hier kommt man mit der kostenlosen Version sicherlich schon ziemlich weit.

Update 18.06.2013:
Mittlerweile gibt es aus dem Hause Haufe-Lexware ebenfalls ein Tool, welches äußerst interessant aussieht und auf den Namen lexoffice hört. Interessant auch deshalb, weil es gemeinsam mit vielen Unternehmen in einem Design Thinking Prozess entworfen wurde. Ich bin momentan zufrieden mit FastBill, aber in einer neuen Evaluation würde ich mir lexoffice definitiv näher anschauen.